自動回覆 E-mail 的寫法

最近整理書籤時翻出來的東西,這應該是我第一次請長假的時候,為了寫自動回覆所照抄參考的相關資料,整理一下列在這邊。



信件文章架構

總結這些範例,信件可以分成四部份

招呼語

跟一般的郵件往來一樣,先來個招呼語:

Thank you for your email.
謝謝來信。

離開時間

然後告知你的狀況離開的時間,敘述一個大慨的情況就好,不用留下太私人的訊息或與公事無關訊息;但時間一定要標清楚。

I am out of the office until 8/30. I am only able to check email sporadically and will reply to your email after I return.
我直到 8/30 前都不在辦公室。我只能偶爾檢查電子郵件,等到回來後我會回覆您的郵件。

I have little or no access to email at present. I will be returning to work on 8/30 and will get back to you at that time.
我目前很少或幾乎沒有電子郵件訪問權限。我將在 8/30 返回辦公室,屆時會回覆您的訊息。

I am out of the office attending a meeting today and may be slow to respond.
我今天要出席會議並且不在辦公室,回覆可能會較慢。

Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 
因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。


急件處理

另外,也可留下代理人或是額外的聯絡方式,進行急件處理。

For urgent queries please call me on XXXXXXX.
如有緊急查詢,請致電 XXXXXXX。

Please refer all urgent matters to OOOOOOO at the following email address XXXXXXX.
有急事請找 OOOOOOO,她的 mail 是 XXXXXXX。

Please contact OOOOOOO should you require an immediate response.
如果您需要立即回覆,請與 OOOOOOO 聯繫。


屬名

最後就跟 mail 一樣屬個名

Regards, Cynthia



範例

之前寫的信被系統洗掉,紀錄下先前寫的 mail:

Thank you for your email. I am out of the office until 日期, I will look to reply to your email when I return. Please refer all urgent matters to 代理人 on 分機.
Regards, Cynthia

如果要照抄參考其他範例的,可以看看大英國辦公室小職員 的 Po 文



參考資料

  1. 大英國辦公室小職員 (2017-04-13)。[辦公室英文] 我不在辦公室 I am out of office的各種寫法參考 。檢自 大英國辦公室小職員| Facebook (2020-08-13)。
  2. Annika Bansal 。Seven Examples of Professional Out of Office Message Autoresponder 。檢自 SmallBusinessSense (2020-08-13)。
  3. 休假之前,先寫好Out of office message 。檢自 世界公民文化中心 (2020-08-13)。
  4. Wall Street English & JobsDB。放假前指定動作──寫自動回覆E-mail 。檢自 JobsDB Hong Kong (2020-08-13)。



更新紀錄

最後更新日期:2020-08-21
     
  • 2020-08-21 發布
  •  
  • 2020-08-13 完稿
  •  
  • 2020-08-13 起稿